Stappenplan: efficiënt praktijkbeheer in de praktijk

Veel praktijkeigenaren ervaren frustratie rond het beheer en management van hun praktijk. Zij houden zich liever bezig met het verlenen van zorg. Logisch: dat is vaak de hoofdtaak! 

In een eerder blog deelde we al wat handige tips over het efficiënt beheren van uw praktijk. Om wat meer handvatten te bieden over hoe u deze tips in de praktijk inzet, hebben we een stappenplan opgesteld.  

Dit stappenplan biedt uw praktijk(en) een praktische aanpak om de meest voorkomende terugkerende managementtaken te organiseren en helpt bij het opzetten van een organisatiestructuur als stevige basis voor elke praktijk. 

1. Breng de managementtaken in kaart

Begin met een inventarisatie van alle herhaalde werkzaamheden die niet direct gerelateerd zijn aan de behandeling van patiënten. Categoriseer deze werkzaamheden daarna op basis van frequentie: dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks. 

Het is belangrijk dat elke taak duidelijk is voor iedereen. Ofwel door deze uitvoerig te beschrijven ofwel door een specifiek protocol te hanteren. Denk bijvoorbeeld aan het maandelijks controleren van de voorraad en het wekelijks bestellen van benodigdheden. Dit is ook een bijzonder goed moment om een simpele werkinstructie op te schrijven om het management in de toekomst te versimpelen. 

1. Verdeel de terugkerende werkzaamheden

Om ervoor te zorgen dat de praktijk soepel blijft draaien is het belangrijk dat alle geplande werkzaamheden op tijd en zorgvuldig worden uitgevoerd. Deze taken dienen te worden verdeeld over het team, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de functies als de individuele verantwoordelijkheden.

Elke taak, of het nu gaat om medische procedures of administratieve taken, moet worden toegewezen aan een specifiek teamlid. Dit kan worden gedaan op basis van de functie van het teamlid (bijvoorbeeld: de omloopassistente voert de Helix-test uit als onderdeel van haar takenpakket) of op basis van individuele bekwaamheden en verantwoordelijkheden 

Door deze taken in kaart te brengen en schriftelijk toe te wijzen zorgt u niet alleen voor een efficiënte uitvoering, maar ook voor een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid binnen het team. 

1. Plan de benodigde tijd in

Binnen de praktijk worden de meeste taken vaak binnen de standaard uren afgerond, maar niet altijd of het inzicht in de status van deze werkzaamheden ontbreekt. Dit kan resulteren in een gevoel van constante druk en het gevoel dat de praktijk en haar team niet optimaal presteren, vooral wanneer er systematisch te weinig tijd is voor reguliere managementtaken.

Het is belangrijk dat medewerkers voldoende tijd krijgen om taken uit te voeren, zonder dat dit ten koste gaat van het primaire proces, namelijk de beschikbare behandeltijd voor patiënten. Het is dus raadzaam om medewerkers extra tijd toe te kennen voor deze managementtaken, in plaats van behandeltijd op te offeren. 

Een tweede belangrijk advies is om vooraf vaste momenten te definiëren voor deze werkzaamheden, een soort blokplanning voor managementtaken, zodat er structuur en regelmaat ontstaat in het uitvoeren van deze taken. Dit zal niet alleen helpen om de werklast te beheren, maar ook om een gevoel van controle en efficiëntie binnen het team te bevorderen.

1. Bewaak de uitvoering

Het is belangrijk om afspraken na te komen. Dat betekent dat we moeten doen wat we beloven. Om alle taken regelmatig en goed te doen, moeten we er vaak aan denken en ze gewoon doen. Dat kan soms lastig zijn, maar het is wel belangrijk om te blijven proberen. 

Iedereen moet zijn verantwoordelijkheid nemen, ook al moeten we ons gedrag een beetje veranderen. Dat betekent dat we moeten leren om onze tijd goed te plannen en prioriteiten te stellen. Het kan helpen als iemand ons helpt om te leren hoe we iets moeten doen. Dat kan bijvoorbeeld onze tandarts-praktijkhouder zijn. Hij of zij kan ons laten zien waarom deze taken belangrijk zijn en ons helpen om ze beter te begrijpen. Zo kunnen we allemaal samenwerken om de praktijk goed te laten draaien en de beste zorg te bieden aan onze patiënten.

Op de hoogte blijven?

Het effectief managen van uw praktijk is een doorlopend proces. Daarom delen we voortdurend nieuwe tips, inzichten en kennis over praktijkbeheer, nieuwe tandtechnische technieken, innovaties en meer. Wilt u nooit meer een update missen? Meld u aan voor onze nieuwsbrief via de volgende link.

Aanmelden nieuwsbrief